17 December 2010 ~ 2 Comentarios

Cómo organizar un Barcamp

Ayer asistí al meetup del Social Media Club de El Salvador  #SMCSV, que a mi parecer estuvo mucho mejor que las dos primeras reuniones de este nuevo grupo. Hubo muy buenas sesiones y un debate al final en que todos (no solo los panelistas) pudieron expresar sus puntos de vista.

Una semana y días antes se estuvo anunciando el evento como un Barcamp, pero poco a poco en los twitts relacionados note cierto debate respecto al uso de este término. Después de estar en el evento anoche puedo concluir que en efecto, no fue un Barcamp.

Con esto no quiero decir que el evento no estuvo bueno, al contrario, fue excelente. Hubo muy buenas presentaciones, algo de improvisación (algo normal en una des-conferencia), pero en realidad no fue un Barcamp.

Hoy leí un blog post de una de las personas que fue al evento y noté que  hubo algo de confusión acerca del formato de sesiones simultáneas. Esto se debe a que  no se siguió el formato recomendado para ejecutar un Barcamp.

Es por eso que creo conveniente comentar un poco lo que en mi experiencia son consejos acerca de cómo organizar una des-conferencia bajo el formato de Barcamp.

Nuevamente, no quiero que quienes se han esforzado organizando las meetups del #SMCSV crean que estoy diciendo que el evento no estuvo bueno o que esto es una crítica destructiva. Nuevamente digo que estuvo muy bueno… mucho mejor que las primeras dos meetups del club, realmente los felicito.

Consejos para organizar un Barcamp

1) Lee las reglas del sitio oficial de Barcamp

Aunque Barcamp no es una franquicia, corporación ni nada por el estilo, es un movimiento global que se rige por reglas. En el sitio barcamp.org se encuentra detallado todo lo que alguien necesita hacer para organizar un evento. Al igual que Fight Club, Barcamp tiene 8 reglas (las dejo en inglés para que no se arruine el chiste de referencia a Fight Club):

  • 1st Rule: You do talk about BarCamp.
  • 2nd Rule: You do blog about BarCamp.
  • 3rd Rule: If you want to present, you must write your topic and name in a presentation slot.
  • 4th Rule: Only three word intros.
  • 5th Rule: As many presentations at a time as facilities allow for.
  • 6th Rule: No pre-scheduled presentations, no tourists.
  • 7th Rule: Presentations will go on as long as they have to or until they run into another presentation slot.
  • 8th Rule: If this is your first time at BarCamp, you HAVE to present. (Ok, you don’t really HAVE to, but try to find someone to present with, or at least ask questions and be an interactive participant.)

Adicionalmente, hay una sección específica de consejos para organizar un Barcamp, hasta tienen una versión traducida al español.

2) Prepara a tu audiencia con tiempo

Cuando es la primera vez que se hace un Barcamp en una comunidad, es necesario preparar a la audiencia compartiendo con ellos información acerca de qué es Barcamp, su formato, sus objetivos y qué pueden esperar del evento (y qué se espera de ellos en el evento también). Por ejemplo, para el primer Barcamp de Honduras nosotros hicimos un pequeño sitio web donde se explicaba todo el concepto, mostrando de una foto de ‘la pizarra de charlas’ y un video de un Barcamp en Guatemala.

En el sitio web es importante tener un formulario de inscripción para que todos aquellos que planean asistir se inscriban. De esta forma los organizadores tendrán una idea aproximada de cuantas personas asistirán. Es importante saber más o menos cuantas personas habrá para decidir cuantos salones de charlas simultáneas se deben de preparar y cuanto deberá durar todo el evento.

3) No importa la cultura local de impuntualidad … hay que ser puntuales

Algo muy importante en un evento como Barcamp es ser estrictos (nazis) con el tiempo. Si dejamos que se pierda tiempo al inicio y luego en cada transición de presentación a presentación, tendremos un caos. Uno de los elementos más importantes del Barcamp es ‘la pizarra de charlas’:

Como ven en la imagen… la pizarra de charlas es una matriz con los espacios de tiempo en el eje vertical y los salones disponibles (o aulas) en el eje horizontal. No se puede ser impuntual ni pasarse del tiempo… sin puntualidad no se puede seguir el plan y todo se desmorona.

En cuanto a las charlas es importante:

  • No importa quien sea quien va a dar charla, nadie tiene garantía de un espacio para hablar. No se vale tener una lista de charlas pre-asignadas a salones desde antes. El día del evento, en cuanto se abren las puertas, la pizarra debe tener la matriz dibujada con todas sus casillas en blanco.
    .
  • A medida que llegan las personas, quienes estén interesados dar charla van escribiendo su tema en la casilla deseada en las coordenadas (x,y) => (salón,hora). No hay problema con anunciar desde antes que algunas personas presentarán algún tema, pero si esta persona no llega temprano para reclamar su espacio y la pizarra se llena porque los que llegaron temprano reclamaron todos los espacios, pues ni modo… pierde su chance de presentar.
    .
  • Cuando anuncias que habrá un Barcamp y preparas al público informándoles por medio de un website, facebook, twitter, etc… es importante dejar claros estos detalles del tiempo:
    • 1) La hora de inicio de registro de participantes
    • 2) hora de inicio de la primera charla, hora de fin del evento
    • 3) la duración de cada sesión.

4) El día del evento recibe a tu público con una intro

Es recomendable citar a los asistentes una hora antes del inicio de la primera charla. Durante esa hora se les recibirá, se les explica dónde está la pizarra, dónde están los salones, etc. Desde ese momento, quienes estén temprano para reclamar sus espacios pueden ir a la pizarra y escribir el nombre de su charla en la casilla de su preferencia.

5) Fomentar el networking

Si es posible se debería tener algo preparado para el final del evento para que las personas puedan ‘networkiar’, es decir, platicar casualmente y conocerse. Esto depende del presupuesto y patrocinadores ya que aunque sea algo sencillo siempre cuesta dinero darle de comer y beber a un grupo grande de geeks.

Si no es posible costear algo de comida y bebidas, por lo menos pueden anunciar e invitar cordialmente a todos a un “after”. Todos pueden ir a algún restaurante a cenar o simplemente pasar el rato mientras platican (cada quién pagando lo suyo).

Conclusión

Hay muchos más  consejos y observaciones que pueden considerarse, pero como les mencioné anteriormente, pueden comenzar por consultar barcamp.org para encontrar muchos recursos y consejos de este tipo.

Cada quien le puede dar su propio estilo a su evento pero estos lineamientos generales deberían seguirse para que sea un auténtico Barcamp.

Para cerrar les dejo el video de las 8 Reglas de Fight Club:

2 Responses to “Cómo organizar un Barcamp”

  1. Rolando Peralta 18 December 2010 at 10:11 pm Permalink

    un post mas que valioso de compartir, Corp.
    Yo tengo ganas de armar un barcamp en serio desde hace meses (o un WordCamp). Nos animamos para febrero del proximo annio?
    cheers,
    @RolandoPeralta

  2. corp 18 December 2010 at 10:24 pm Permalink

    Si… hay que armar el Barcamp en Febrero. Leí un twitt de los pandas y @darkela de que ellos están hablando de armar uno. Coordinemos para organizarlo.

    Para el Wordcamp creo que las reglas son un poquito diferentes, tenes que aplicar para que te den la ‘bendición’: http://central.wordcamp.org/become-an-organizer/


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