Ser más productivo y evitar distracciones

corp — Sat, 12 Jun 2010 20:37:28 +0000

Desde finales de marzo comencé a implementar ciertas tácticas enfocadas a evitar distracciones y ser más productivo en las actividades más importantes y quería completar el experimento para escribir algo al respecto en el blog. En este artículo quiero compartir algunas de estas tácticas y lo que he aprendido en el proceso.

La decisión de cambiar

Recuerdo los tiempos en que podía trabajar 3 horas corridas sin interrupciones en un proyecto… esos tiempos han terminado para siempre. Ahora con emails, twitts, notificaciones de facebook, messengers (gtalk, skype, etc…), llamadas al celular, mensajes de texto (sms), wifi en todos lados es casi imposible tener 30 minutos corridos sin una interrupción (sin contar cuando alguien entra abruptamente a tu oficina y te roba una hora sin sentido).

Normalmente ‘trabajo’ (estoy frente a mi computadora) de 9AM a 9PM con un break de almuerzo de dos horas. De acuerdo a ese horario, bebería completar 10 horas de trabajo productivo cada día. Pero debido a todas las interrupciones y tratar de multi-task entre varios proyectos a la vez, al finalizar el día sentía que no había avanzado significativamente en las tareas importantes.

Decidí comenzar a cronometrar mis actividades para determinar cuanto tiempo realmente productivo trabajaba cada día. Los resultados fueron decepcionantes… en promedio estaba completando solamente 2 horas de trabajo realmente productivo cada día.

¿Qué pasaba con las otras 8 horas?
Se perdían en actividades sin importancia que se iniciaban gracias a una interrupción… cada una tomando entre 40 y 90 minutos.

El plan

Después de medir el tiempo desperdiciado, decidí formular y seguir un plan de trabajo más ordenado.

El objetivo era reemplazar el comportamiento compulsivo de estar revisando email y sitios sociales todo el tiempo por revisar compulsivamente herramientas de productividad que me ayuden a mantenerme enfocado en las tareas que necesito completar.

Las bases del plan eran sencillas:

Crear un horario en mi Google Calendar para definir bloques de tiempo a seguir todos los días, semana a semana. La idea de los bloques de tiempo de 3 a 4 horas es que durante ese tiempo te dediques exclusivamente a ese tipo de tareas. A veces no hay nada que hacer en uno de los bloques y se puede reemplazar el bloque de un día por el de otro (lo del lunes pasa al miércoles y viceversa).
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Definir una hora para leer correos en la mañana, luego un seguimiento a medio día y otro en la tarde. La idea es solo leer y responder correo tres veces al día.
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Reservar el lunes para “Apagar Incendios”, es decir, situaciones de urgencia impredecibles de algún cliente, empleado o socio que inevitablemente caerán en tu inbox al inicio de la semana.
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Reservar un día a la semana para actividades personales y ‘Learning Day’ en que me dedico a leer, ver videos de charlas, entrevistas, etc.
Experimenté con los jueves y los viernes… el mejor día resultó ser viernes. Si hay algún blog post, artículo, video, podcast o cualquier otro contenido interesante que me mandan o encuentro por allí, lo salvo a evernote y el viernes los reviso durante mi ‘learning day’.
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Utilizar el feature de ‘multiple-desktops’ del sistema operativo (en mi caso MacOSX, pero ahora Windows y desde hace tiempos Linux tienen esta función). De esta forma dividiré mi pantalla en 4 categorías:
1. Tracking de productividad (google calendar, PivotalTracker y Toggl)
2. Producción: los programas que necesite para la tarea en cuestión, ya sea programar, escribir propuestas o diseñar.
3. Comunicación (gmail)
4. Social (twitter, facebook, blipea)
Desactivar las notificaciones automáticas de todos los programas y sitios web, y aparecer offline de GTalk y Skype la mayor parte del tiempo.
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Crear filtros en mi email para mantener el inbox lo más vacío posible (siguiendo consejos de inbox zero)
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Llevar bitácora de tiempo de todas las actividades en que trabajo… para esto siempre uso toggl.com
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Algo importante es no tratar de tener más de 3 proyectos o bloques de tareas importantes por día… debes enfocar los bloques productivos sólo en esas tareas.
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Por ejemplo, mi calendario de Google se ve así actualmente:

La disciplina

Como han de estar pensando, seguir un plan así al pie de la letra es bien difícil y casi imposible… pues sí, lo es…

A medida pasaban las semanas y lo probaba en la vida real, resultaba bastante difícil seguir el calendario al pie de la letra ya que las situaciones ‘imprevistas’ son precisamente eso… no se pueden predecir. Si tengo el lunes reservados para incendios, pero no ocurre nada ese día… significa que otro día algo pasará y tendré que dedicarle tiempo entonces. Claro que, como el mismo plan indica, podría usar las horas del lunes en una actividad planeada del miércoles y luego dedicar el miércoles para los incendios… pero se vuelve complicado llevar control de que cambios se hicieron en el plan.

Pero bueno, el calendario sirve como un plan aspiracional de “Lo que debería estar haciendo”.

Este calendario son bloques de tiempo generales, en los que puedo designar un bloque de 4 horas en la mañana del martes para “proyectos propios”, pero el detalle de qué tareas específicas debo hacer en ese momento debe ser llevado en otra herramienta. Para esto yo uso PivotalTracker.com que me permite organizar listas de to-do para múltiples proyectos. También he usado Basecamp en ocasiones pero al final de cuentas el que más me ha servido para proyectos de desarrollo de software es PivotalTracker.

Las tareas específicas que tengo en el PivotalTracker, organizadas por proyecto representan mi organización de “Lo que tengo que hacer” .

Finalmente, necesitaba una forma de llevar control de “Lo que estoy haciendo” … las actividades que realmente estoy haciendo y contabilizar el tiempo que le dedico a cada una… esto para aprender de mí mismo y la forma en que trabajo… así puedo ir ajustando el plan, cada vez haciéndolo más realista.

Como ya había mencionado antes, para este control uso toggl.com (antes usaba una hoja de excel), que es excelente para ‘marcar tarjeta’ cada vez que inicias y terminas una tarea.

Entonces, al final he terminado con tres herramientas web que me ayudan a mantenerme enfocado mis actividades productivas, organizando mi vida en tres niveles:

Lo aprendido

Desde mucho antes de esto, mis amigos cercanos, con quienes he trabajado en algún proyecto antes me apodaron “RoboCorp” porque siempre he sido bien organizado, puntual y todo. Creo que algunos de ustedes pensarán que esta metodología de trabajo es demasiado extrema y que solo un robot puede seguirla, pero creo que lo importante que he aprendido es que:

Es bastante complicado seguir este plan al pie de la letra, pero ayuda a enfocarse y tener por lo menos una metodología definida de trabajo para no perderse en la nube de “tengo miles de cosas que hacer y no se por donde comenzar”.
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Cada quien debe diseñar su propio plan de trabajo y seleccionar sus propias herramientas… esto es lo que ha servido para mí, pero no necesariamente sirva para todos.
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Lo más importante es “conocerte a ti mismo” y con el uso de estas herramientas y disciplinas podes llegar a conocer detalles como “cuantas horas realmente puedo avanzar a la semana en un proyecto propio o de un cliente”.
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Lo que más me gusta de trabajar así es que al final de la semana puedo ver que realmente he avanzado en las cosas importantes, puedo medirlo y verlo tangiblemente en un reporte de toggl.
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Como todo vicio, el primer paso para eliminar la perdida de tiempo que viene del consumo desordenado de ‘social media’ es aceptar que tenemos un problema. Si controlas el consumo de contenidos de una forma ordenada, no perderás tanto tiempo.

Recursos útiles

Algunos artículos y libros recomendados para este tema:

Herramientas: